Як уникнути на роботі непорозумінь, напружених ситуацій, конфліктів? Для цього потрібно всього-на-всього дотримуватися правил ділового спілкування. ЧаРівне.інфо розкаже, яких саме.
Ми всі такі різні! У одного сьогодні зранку поганий настрій, у іншого – самопочуття, а в третього – характер (і не лише зранку, і не лише сьогодні). Як уникнути на роботі непорозумінь, напружених ситуацій, конфліктів? Для цього потрібно всього-на-всього дотримуватися правил ділового спілкування. Якими б суворими і навіть надмірними не здавалися їхні вимоги, вони, як найдрібніші деталі у годиннику, слугують для чіткої і злагодженої роботи всього робочого механізму офісу (підприємства, фірми, установи і т. д.).
ПРАВИЛА ПРИВІТАННЯ
Спілкуватися один з одним ми починаємо зранку, йдучи коридором свого офісу, і це спілкування починається зі звичного вранішнього «Доброго дня!». Якщо ви особисто не знайомі з якимось співробітником, достатньо привітної посмішки на вашому обличчі. А от вітатися зі своїми колегами обов’язково!
Раніше існувало суворе правило: чоловік повинен був першим привітатися з жінкою, молода людина – зі старшим, підопічний – з начальником. Зараз усе стало простіше: хто кого першим побачив, той і вітається.
Входячи у робочий кабінет, не стукайте у двері. Це лише відволікає зайнятих справами співробітників.
Не бійтесь у коректній формі висловити свої розумні зауваження колегам. Наприклад, якщо вас шокує бутерброд на робочому столі, якщо вам заважає протяг із відкритого вікна або хмара парфумів співробітниці, якщо ваша робота страждає через чиюсь непунктуальність, можна висловити своє зауваження вголос. Це не означає, що ви зіпсуєте «погоду» у колективі – ви попереджуєте у ньому непорозуміння і розлади.
До речі, жування гумки під час розмови завжди вважалось дурним тоном.
КУРИТИ ЧИ НЕ КУРИТИ?
Не забувайте, що для одних куріння – це зняття напруги, задоволення, аромат, але для інших – неприємних запах, шкода здоров’ю і порушення прав людини. Тому перш, ніж взяти до рук цигарку (там, де на це немає заборони фірми), спитайте згоди оточуючих.
Якщо ви прийшли на ділову зустріч, не питайте, чи можна закурити. Ви можете взяти сигарету лише тоді, якщо вам її запропонують. До речі, раніше закурити дамі пропонував чоловік, тепер же може бути і навпаки.
«HAPPY BIRTHDAY!»
У багатьох колективах є традиція святкувати дні народження співробітників. Це непогано. Та все ж чим менший розмах має свято, тим краще Багатий, пишний стіл у робочій обстановці недоречний. Він змушує до подібного бенкету наступного іменника.
У зборах грошей на покупку подарунка беруть участь лише ті, хто забажає (але в жодному разі – з примусу). День народження керівника відзначають у залежності від традицій фірми.
ЕТИКЕТ КЕРІВНИКА
Керівник, заходячи до офісу, має вітатися першим. Якщо ви підходите до підопічного у робочий момент, не вимагайте, щоб він перервав роботу і встав з-за столу. Більше того, якщо керівник – жінка, вона може притримати двері, коли у співробітника-чоловіка у руках купа папок з документами.
Ввічливий шеф ніколи не зробить зауваження підлеглому літнього віку у присутності інших співробітників (молодому – можна, але в дружній формі). Він не порушить правил хорошого тону, якщо переб’є розмову, що затягнулася, вставши з-за столу.
Якщо у начальника немає секретаря, співробітники входять у його кабінет, не стукаючи.
Тактовний шеф звертається до співробітників на «ви».
Мудрий шеф знає, що почуття гумору (особливо вміння посміятися над жартом на власну адресу) не лише не зменшить його авторитету, але й піднімає його в очах оточуючих. (Рузвельт, наприклад, із задоволенням листав альбом з шаржами на самого себе).
Читайте також: 17 СХОДИНОК ДО КАР`ЄРНОГО ЗРОСТАННЯ
10 ТАБУ ДІЛОВОГО СПІЛКУВАННЯ
Згідно з правилами етикету службових взаємовідносин, не варто:
1) розповідати сенсаційні, але недостовірні чутки;
2) випитувати у співробітника подробиці, якщо він обмовився, що погано себе почуває;
3) допитуватися, хто скільки заробляє;
4) бажати співробітниці будь-якого віку «якнайшвидше вийти заміж»;
5) називати відвідувача словами «чоловік», «жінка», «людина» замість того, щоб звернутися до нього на ім’я;
6) перепитувати «А?», «Що?» замість «Вибачте, не розчула»;
7) реагувати на розповідь колеги словами «Ого!», «Та-а-ак...», «Фу!» тощо;
8) обговорювати особисті справи колег, іншими словами – пліткувати про них;
9) спростовувати чутки про себе (іноді це кращий спосіб посвятити у своє життя сторонніх);
10) вправлятися у дотепності щодо прізвища, зовнішності чи комплекції співробітника.
ДІЛОВИЙ ЕТИКЕТ В ОДЯЗІ
Одяг дає уявлення про вашу особистість зокрема і про фірму загалом. Ваш костюм не повинен дратувати співрозмовника, відволікати його увагу від змісту розмови. Тому намагайтеся дотримуватися цих правил етикету:
* коридор офісу – не подіум для демонстрації нарядів;
* ваш одяг повинен бути бездоганно чистим (згадайте відомі вислови: «Дірка – це нещастя, а пляма – порок» або «Краще 5 зморшок на обличчі, ніж одна – на панчохах»);
* міні-спідниці і надто відкриті сукні не є діловим одягом;
* твердження, що навіть влітку ділова жінка не ходить на роботу з голими ногами, - правильне. Втіштеся тим, що уже є колготки, які зовсім непомітні для ока і майже не відчутні для тіла;
* діловий одяг повинен бути практичним. Навряд чи впродовж дня при інтенсивному робочому ритмі ваші ноги витримають шпильки. Доречні і не менш модні туфлі на середньому каблуку;
* дотримуйтеся міри у прикрасах. Із парфумів надайте перевагу легким, свіжим, «прозорим» запахам.
Читайте також: ЧОЛОВІЧИЙ ДІЛОВИЙ ЕТИКЕТ В ОДЯЗІ
СПЕЦИФІКА ТЕЛЕФОННОГО СПІЛКУВАННЯ НА РОБОТІ
По тому, наскільки ви люб’язно і тактовно відповідаєте діловому партнеру чи клієнту, він судить і про роботу усієї фірми. Жодної «магічної» формули тут немає, більшість правил телефонного етикету прості і відомі. І, тим не менше, неухильно дотримуючись їх, ви створите імідж не лише ділової, але й культурної людини.
Піднявши слухавку, представтесь, називаючи фірму і своє прізвище. Недотримання цієї вимоги – серйозне порушення ділового етикету.
Уникайте висловів: «Вам кого?», «Хто дзвонить?», «Нікого немає на місці», «Що вам потрібно?», «Я не знаю» тощо.
У розмові з клієнтом фраза «Чим я можу вам допомогти?» - не розкіш, а необхідність.
Ви домовлялися про дзвінок партнеру, але не змогли цього зробити? Вибачтеся перед ним впродовж доби, інакше ви грубо порушите діловий етикет. Вчиніть так само, якщо у вас відпала необхідність у контакті.
А тепер – декілька відповідей на типове питання: «Що робити, якщо...
...телефон дзвонить у той час, коли ви говорите по іншому телефону?»
Варто взяти слухавку і повідомити, що ви зайняті, та вияснити , чи будуть вас чекати на лінії, чи ви передзвоните після завершення розмови з першим співрозмовником.
... співробітник, якого просять підійти до телефону, відсутній?»
Ввічливо вибачтесь і вкажіть час, коли він буде на робочому місці. Якщо ж ви не володієте такою інформацією, тоді запишіть ім’я та номер телефону того, хто телефонує, з обіцянкою, що необхідна йому людина обов’язково йому перетелефонує, коли прийде.
... під час розмови ви пчихнули?»
Варто просто вибачитися.
... розмова затягується, а ви ще не все вияснили?»
Обов’язково спитайте співрозмовника: «У вас є час для продовження розмови?»
... ви поспішаєте?»
Треба закінчити розмову приблизно так: «Вибачте, що перебиваю, але я боюсь спізнитися на нараду (... повинен подзвонити у іншу організацію тощо)».
... на вас чекають довготривалі телефонні переговори?»
Тоді заздалегідь призначте їх на час, який буде зручний вашому співрозмовнику.
... ви розмовляєте з відвідувачем, а в цей час лунає телефонний дзвінок?»
Вибачившись, візьміть трубку, повідомте, що у вас відвідувач і призначте розмову на інший час.
... у відповідь на свій дзвінок ви почули: «Вибачте, я зараз дуже зайнятий, звільнюсь через годину»?
Не ображайтеся, адже ви про свій дзвінок не попереджали.
Пам`ятайте: «Вміння спілкуватися з людьми – це товар. І я заплачу за нього більше, ніж за що-небудь інше!» - казав колись багатій Рокфеллер. А він, повірте, знав толк у цінах і цінностях!
Бережіть свій час та вчіться ввічливо і правильно вести ділові переговори! Бажаємо успіху!
Марина НАЗАРЧУК
